Trabajo realizadoTratamiento técnico de los fondos documentales:
Los procesos técnicos dedicados a la organización de la documentación se convierten en los pasos previos e indispensables para poder garantizar el acceso a la información contenida en los fondos documentales custodiados. No es posible brindar servicios a los investigadores si los fondos no están conservados, controlados y descritos.
En este sentido, el AGCA realiza esfuerzos por gestionar los apoyos necesarios para desarrollar proyectos anuales de organización, que se realizan en el área de almacenaje y que difícilmente son percibidos por los usuarios.
Es por ello que se muestran los principales avances en los últimos años, tanto de los proyectos propiamente archivísticos como las mejoras infraestructurales que constituyen procesos deconservación preventiva destinados a detener el efecto de los agentes de deterioro en el edificio, puesto que este se convierte en la primera y principal protección para la conservación del patrimonio documental de la Nación. | 
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Proyecto Apoyo al Desarrollo Archivístico Iberoamericano: Conservación y catalogación de los protocolos notariales coloniales.
El programa ADAI ha posibilitado la puesta en marcha del proyecto de Conservación y Catalogación de los protocolos de notarios coloniales, mediante el financiamiento para emprender la paleografía de las escrituraciones, la elaboración de una base de datos del contenido de estas y la mejora en las condiciones de instalación de los documentos en el área de almacenaje. |  |
Acondicionamiento y clasificación de la documentación del Ministerio de Desarrollo y Comité de Reconstrucción Nacional A partir de la liquidación del extinto Ministerio de Desarrollo y del Comité de Reconstrucción Nacional, el AGCA recibió la transferencia de documentos que habían estado expuestos a las inclemencias del tiempo y procedió a desafectarla de microorganismos, cambiando totalmente las unidades de instalación afectadas por materiales idóneos. Posteriormente se realizo el cotejo de los instrumentos descriptivos con que se contaba, corrigiendo los errores e inexactitudes, para poder contar con un instrumento fiable del contenido de la transferencia. Una vez terminados estos procesos fue ingresada a los acervos y puesta al servicio del público. Durante este proceso se descubrió que se había trasladado conjuntamente la documentación del también extinto Comité de Reconstrucción Nacional, sin que la entidad que efectuó el traslado tuviera conocimiento de ello. | |
Digitalización de los índices de documentos coloniales de J. J. Pardo
El programa ADAI ha posibilitado la puesta en marcha del seguimiento al proyecto de Conservación y Catalogación de los protocolos de notarios coloniales, mediante la digitalización de los índices manuscritos del Profesor José Joaquín Pardo en los que describió parcialmente los protocolos notariales coloniales, por lo que se orientaron las acciones a fortalecer la base de datos con esta información complementaria a la primera fase del proyecto.
 Censo Guía de Archivos del Archivo General de Centro América, primera fase: Protocolos notariales de los siglos XIX y XX, protocolos municipales y protocolos de Escribanía de Cámara y Gobierno.
El proyecto Censo Guía de Archivos, con el auspicio del Ministerio de Cultura de España, en esta primera fase se destinó a censar las existencias documentales del grupo de fondos constituidos por los diferentes tipos de protocolos existentes. Se realizo un inventario general, que fue digitalizado, al mismo tiempo que se desarrollaron las acciones para instrumentar la Norma Internacional de Descripción Archivística conocida como ISAD-G. Como parte del proyecto se realizaron mejoras en las condiciones de instalación de la documentación.
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Censo Guía de Archivos del Archivo General de Centro América, segunda fase: Ministerio de Fomento.
La segunda fase del Censo Guía, se destino a la Organización, clasificación, conservación y descripción de este importante fondo documental que posibilita la investigación del periodo de inserción del país al mercado mundial, a fines del siglo XIX con la reforma liberal.
El proyecto tenía como objetivo dar cobertura a la primera parte de la documentación conformada por 150 metros lineales, puesto que debido al volumen no era posible cubrirlo todo en un solo año.
Se realizaron acciones de acondicionamiento de documentación, revisión y corrección de los instrumentos existentes, cambio de todos los materiales nocivos y sustitución por materiales idóneos. También se llevaron a cabo tareas de descripción y creación de una base de datos para facilitar las búsquedas de los usuarios.
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Censo Guía de Archivos del Archivo General de Centro América, tercera fase: Ministerio de Fomento.
Con el auspicio del ministerio de Cultura de España, se dio seguimiento a las acciones tomadas en la fase anterior para poder dar cobertura a la totalidad de las existencias documentales del Ministerio de Fomento, mediante el tratamiento de los 190 metros lineales restantes.
Al igual que en fase anterior se llevo a cabo la organización, conservación y descripción con la normativa vigente.
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| Reorganización de los cuadros de estudio
Esta serie documental perteneciente al Fondo Documental del Ministerio de Educación, abarca temporalmente un periodo muy grande, desde 19 hasta 1974, en el que se cuenta con las calificaciones de los estudiantes de educación primaria, secundaria y vocacional de todo el país.
Esta serie es requerida diariamente por los usuarios que desean reponer sus documentos extraviados o en mal estado, por quienes necesitan un certificado para adquirir un empleo o para continuar sus estudios universitarios.
Hasta ahora, se contaba con instrumentos incompletos y el funcionario a cargo debía atender las solicitudes de los usuarios diariamente, sin contar con el tiempo para realizar las tareas de organización de los documentos. Con el propósito de brindar un mejor servicio se ha fortalecido esta sección agregando personal destinado exclusivamente a la organización, clasificación y descripción de las existencias, se realizó un inventario topográfico con el apoyo de estudiantes que deseaban realizar sus prácticas en el archivo y hoy se cuenta con una base de datos en constante alimentación para poder dar respuestas prontas a las requisiciones de los usuarios.
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| Conservación preventiva
Tomando en cuenta que los edificios de archivo constituyen la primera y más importante barrera contra la acción de los agentes de deterioro que afectan a los documentos, las acciones de mantenimiento del edificio han sido enfocadas como prioritarias puesto que más que un carácter estético tiene un fin de conservación. Por ello, se ha realizado de manera progresiva la pintura de pisos en el área de los acervos, puesto que la rugosidad de su textura no permitía una limpieza eficiente. Se han instalado filtros de pellum en las ventanas que debido a su antigüedad no cierran herméticamente, se ha cambiado parcialmente el sistema eléctrico del área de almacenamiento, se han colocado luces con sensores de movimiento
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en las áreas de circulación entre los distintos niveles y se le da mantenimiento constante a las alarmas de detección de humo y a los extintores.
Para poder garantizar un servicio con rapidez se ha mantenido funcionando de manera continua el ascensor que facilita la extracción de documentos de los 9 niveles de los acervos. Índices de Protocolos Notariales del Archivo General de Centro América 1750 – 1800, USAC-DIGI-CEUR-AGCA, 2007-2008.
En colaboración con la Universidad de San Carlos se ha realizado el proyecto de elaboración de Índices de Protocolos Notariales del Archivo General de Centro América 1750 – 1800, alcanzando como producto final 17,000 registros en una base de datos para facilitar las búsquedas de los usuarios.
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